大阪府・建築物･設備などの保守、清掃、警備業務請負業様
社員の仕事の進め方が、個人それぞれのやり方でマチマチな状況であるため、業務にムラやムダ、そしてムリが発生して、業務に非効率が発生してるのではないか･･･という相談を受けました。また、社内で構築された標準的な業務の仕様書などもあるものの、まったく使われていないので活用できるものにしていきたい。
そこで、現状把握をしてみると、社員それぞれのやり方で、何十年もの間、進められてきたことから、ムラが発生して、それが原因で業務品質にバラツキが発生して、ムダが発生し、その結果、ムリにつながっているというケースもみられました。
その問題を解決するため、標準業務体系を構築し、効率的な業務基準、仕様、手順書整備を図ることで業務効率化と標準化を進めました。
| エリア | 大阪府 |
|---|---|
| 事業内容 | 建築物・建築設備・構築物・外構施設などの保守、清掃、警備業務の請負など |
| 資本金 | 9,000万円 |
| 従業員数 | 約700名 |
| 事業所構成 | 本社および全国15拠点 |
| 依頼内容 | 業務効率化を図ったうえで、社内の業務標準化 |
大阪府・運輸業様お客様の声
株式会社NMR流通総研を利用しようと思ったきっかけはなんですか？
何社か相談をした中で、業務効率化、標準化コンサルティングの実績があったことと、機動力があって迅速な対応をしていただける点、当社の中に入り込んで、担当レベルともヒアリングをていただける伴走型支援をしていただけることが信頼につながった。
企業コンサルティングを利用しようと思った理由を教えて下さい。
社員の仕事の進め方が、個人それぞれのやり方でマチマチな状況であるため、業務にムラやムダ、そしてムリが発生して、業務に非効率が発生してるのではないか･･･という疑問がある。また、これまで活用してきた標準的な業務の仕様書などもまとめたが、まったく活用されていない。
それらも活用しながら、効率的な業務体系を構築し、それを全社的に標準化したいと考え、これまで、社内のリソースで対応してきたが、限界を感じていた。専務から、業務効率化と標準化を支援できるコンサルティング会社から、そのノウハウを提供してもらえるものならお願いしようということになった。
利用してみて良かった点を教えて下さい。
■社内に潜在的に潜んでいる問題点を洗い出してもらうことができた
＜例＞
・全社的な業務体系はあるものの整備しきれていない
・そのために各部署間と各部署内の業務領域と役割分担が不明確
・各担当者ごとに個別の方法になっている(業務品質にバラツキがある)
・そのため業務に非効率が発生している拠点がある
■社内のリソースにプラスして業務効率化と標準化に必要なノウハウ提供を受けることができた
＜例＞
・標準業務体系を再構築(業務内容を大分類、中分類、小分類に整理して、部署と担当者の役割分担を明確化)することができた。
・標準業務の仕様を構築(業務規程と業務手順、様式の整備･･･業務内容の見える化=全員で共通の方法を共有化)することができた。
・遵守すべきルールと手順を見える化ができた。
・誰がどの業務しても、高い業務品質を維持して継続していくことができる体制を構築することができた。
■社内のリソースだけでは生み出すことができなかった成果につながった
・全社的な業務体系を再構築によって、全社員で全社業務の共通認識を持つことができた
・各部署の業務領域と役割分担を明確化することで、各部署の責任範囲が共有できた
・各業務の標準化による個人ごとのマチマチな業務の統一化を図ることで、一定レベルの業務品質維持と業務効率の向上(無駄な経費削減)を図ることができた
・各業務の標準化による教育体系の構築によって、社員教育(OJT中心)の効果的かつ効率的な実施につながった(組織活性化)
・業務品質向上による付帯サービスの提案展開によって、新たなサービスの新規受注の増加につながった
＜例＞資産管理提案と新規受注 など
今後の課題を教えて下さい。
今後は、今回構築した標準業務体系をベースに、効率化したうえで、標準化した業務管理を、自社で自走できるようになること。
そして、必要な場合は、自社でブラッシュアップして運用していくこと。
担当スタッフより
お客様の課題・ご依頼のきっかけ
相談をいただいた際には、社員個々の仕の進め方は、それぞれの仕様でマチマチで、業務に関するノウハウなどを蓄積する仕組みもなく、企業として仕事を進めるうえでの統率という要素がみられない状況でした。
また、業務に関する仕様書はあったものの、社内でまったく共有されることなく、パンソコン内に保管されているだけの状態で、メンテナンスもされることなく老朽化が進んでいました。
こういった相談を受けた際の状況から、全社で統率の取れた、仕事を進めるための仕組みを構築し、それを全社員に定着・浸透させるための仕組みも併せて導入する実施計画を提案しました。
当社の取り組み
・業務効率化・標準化プロジェクトチームの立ち上げ
・取締役からの現状ヒアリング
・各地域担当責任者、各部門責任者からのヒアリング
・標準業務体系の整備
・標準業務体系の各業務規定書策定
・各業務の業務手順書整備
・各部署ごとの標準業務体系と業務手順書の使用ルールの取り決め
・標準業務体系および各業規定書、手順書と、その活用ルールの全社的説明会の実施
・導入後フォロー
洗い出した問題点
・全社的な業務体系はあるものの整備しきれていない
・そのために各部署間と各部署内の業務領域と役割分担が不明確
・各担当者ごとに個別の方法になっている(業務品質にバラツキがある)
・そのため業務に非効率が発生している拠点がある
・社員の業務スキルにバラツキが大きい など
サービス提供時に工夫したこと
1. 「現場の声」を重視したボトムアップ型の調査
単に既存の仕様書や業務規程を精査するのではなく、各拠点ごとの部長・課長・担当者に直接ヒアリングを行い、現場が困っていること・要望を丁寧に吸い上げました。
これにより、机上の理想論ではなく、現場で実際に使える業務標準体系をつくることを重視しました。
2. 「全体最適」を見据えた体系化の工夫
業務を大分類・中分類・小分類に整理し、部署・担当者ごとの役割を可視化。
部分的な改善で終わらせず、全社横断で業務を再設計することで、部署間の境界を明確化しながら全社一体で取り組める標準業務体系を構築しました。
3. 使われる標準を意識した「見える化」の仕組みづくり
これまでの仕様書が「作っただけで活用されない」という課題を踏まえ、
業務規程、手順書、様式を一体化
誰が見ても理解しやすいフォーマット
業務フローを図式化して「直感的に分かる」形に整理
こうした工夫により、全員が参照・実践しやすい標準をつくり上げました。
4. 「教育・育成」との連動
標準業務体系をそのまま OJT教育体系に転用できる仕組みに設計。
教育のたびに個人のノウハウに依存せず、標準化された手順を基準に教育できる体制を構築。
これにより、属人的な教育から組織的・体系的な教育へシフトできました。
5. 「成果を事業機会につなげる」視点
業務品質が安定したことで、付帯サービス提案（資産管理など）を積極的に展開。
単なる効率化にとどまらず、標準化を起点に新規受注増加につなげる発展型の成果を意識しました。
今後の展望
今回の取り組みを社内ノウハウとして蓄積し、企画部が中心となって、取り組みを継続させること、各部署にも窓口担当者を設定して、継続的にコミュニーションを図りながら、全社員が取り組みを継続するための自走できる体制づくりです。
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営業時間 平日9:00～17:30 (土日祝定休)
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